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TECNOLOGIA

Por que adotar um ERP no compliance fiscal?

Por que adotar um ERP no compliance fiscal?

Por Larissa Lotufo – Alternativa Sistemas

 

Estar em dia com o compliance fiscal de sua empresa é uma necessidade que independe do porte, ramo de atuação ou tipo de negócio que você está desenvolvendo.

Mais do que isso: é uma necessidade de acompanha a sua organização desde o seu surgimento – by design, desde a concepção – e perdura durante todo o desenvolvimento e crescimento do negócio – by default, por padrão.

E para que você não encontre nenhum problema em relação aos dados tributários de sua empresa, é preciso adotar uma postura de gestão fiscal em sua rotina gerencial.

Mas, o que é Gestão Fiscal?

Em resumo, a gestão fiscal diz respeito a todo e qualquer processo tributário de uma empresa. Podem ser rotinas de acompanhamento, controle, análise, planejamento e tomadas de decisão referentes ao mundo tributário de sua empresa.

Toda e qualquer ação referente ao recolhimento de tributos de uma empresa – escolha do regime tributário, pagamento de tributos, análise de compensação de tributos etc – são incluídos no rol de atividades da gestão fiscal.

E, por que é preciso garantir o compliance fiscal?

A primeira razão da importância do compliance ou conformidade fiscal de qualquer empresa, é a garantia de que a sua empresa vai estar regular perante ao Fisco, ou seja, que todos os recolhimentos obrigatórios de impostos estão sendo feitos de forma correta.

Em relação à filosofia de compliance em si, ou seja, postura de conformidade com as regras, sua importância advém da prática de uma gestão empresarial inteligente.

Se a sua postura gerencial é pautada em organização, planejamento e estratégia, as tomadas de decisão e os erros processuais muito dificilmente ocorrerão, correto? É a mesma coisa em relação à postural fiscal de sua empresa.

Pois, se faz parte da sua cultura a previsibilidade e preparação do passo a passo a ser adotado na gestão fiscal, muito dificilmente a sua empresa sofrerá com dores de cabeça junto ao Fisco e evitará prejuízos e gastos desnecessários com uma rotina que deve fazer parte do cotidiano gerencial.

Como o ERP ajuda no compliance fiscal?

O ERP, é uma ferramenta de integração e organização de processos e informações, por isso, é de extrema valia para a estratégia empresarial de qualquer organização quando o assunto é saúde fiscal.

Independente se a sua empresa é uma loja física, virtual ou ambas, se você trabalha com 1 ou multisites, ou ainda se adota a estratégia de franquias e venda em marketplaces, o ERP é a ferramenta que vai garantir que todos os dados fiscais de sua organização estejam sempre acessíveis, corretos e continuamente atualizados. Isso garante confiabilidade aos dados fiscais do seu negócio.

De acordo com Miguel Damasceno, CEO da Alternativa Sistemas, o ERP otimiza a gestão fiscal das empresas, porque “as regras podem ser específicas para cada regime tributário”, mas “com o sistema (ERP) é possível manter em uma mesma base de dados, várias empresas com regimes tributários distintos”.

Deste modo, o controle gerencial dos dados fiscais de sua empresa fica garantido. Todavia, é preciso levar em conta de que “não existe um botão mágico” para a implementação e manutenção de uma postura de gestão fiscal empresarial.

Como alerta Damasceno “embora toda a praticidade desenvolvida no sistema ERP, o atendimento às várias exigências tributárias e fiscais depende também de certo conhecimento por parte de quem o utiliza […] o usuário precisa colocar as mãos na massa”.

Neste sentido, que adoção de um parceiro de ERP preparado para lidar com as questões fiscais de sua empresa e composto por um time de suporte preparado para entender as necessidades do seu negócio para estar em compliance fiscal é essencial.

Já que, deste modo, o manuseio da ferramenta de gestão por parte de sua equipe de compliance fiscal será facilitado, otimizado e feito de maneira inteligente, desde a implantação do ERP e por padrão de uso do software.

Vantagens trazidas pelo ERP na gestão fiscal

De maneira resumida, o ERP vai auxiliar na rotina gerencial fiscal de sua empresa ao garantir controle e automação dos recursos e processos da organização, de modo a auxiliar e otimizar a:

  1. Redução de custos;
  2. Aumento da produtividade;
  3. Aumento da inteligência do negócio;
  4. Facilidade nas tomadas de decisão;
  5. Garantia de cumprimentos de prazos e obrigações de forma facilitada.

E a maneira que o ERP garante toda essa otimização é através do oferecimento de certas funcionalidades:

OTIMIZAÇÃO NO CONTROLE DE INFORMAÇÕES FISCAIS

O ERP é uma ferramenta centralizadora das informações de sua empresa. Deste modo, o software garante o controle de informações acerca de todos os departamentos e etapas do seu processo empresarial como compras, estoque, vendas e faturamento.

Com o sistema, a sua equipe consegue visualizar as informações de maneira facilitada. Isso auxilia a tomada de decisões e desenvolvimento de estratégias em relação ao controle de despesas, já que, com todas as informações em um só lugar e através da emissão de relatórios de indicadores é possível entender quais são as necessidades reais de sua empresa e visualizar o que pode ou não ser eliminado em relação aos custos e despesas de maneira inteligente.

O ERP ajuda também no manuseio do fluxo de caixa, pois a ferramenta ajuda a sua empresa a estruturar todas as informações, de maneira que os dados relativos à contas a pagar, por exemplo, podem ser manuseados e facilitados de modo mais inteligente por meio do software.

AUTOMAÇAO DOS CÁLCULOS

A garantia da conformidade fiscal envolve o manuseio uma infinidade de dados e a realização de cálculos que pode deixar qualquer equipe maluca se não houver a utilização de uma ferramenta de automatização destes processos.

Nesse aspecto, o ERP é uma ferramenta central na garantia de controle e assertividade do manuseio e realização dos cálculos fiscais, garantindo um verdadeiro upgrade à gestão fiscal das empresas e até melhorando a relação entre a empresa e seu parceiro contábil.

Isso porque, ao automatizar e melhorar a organização das informações fiscais, o ERP ajuda a diminuir o tempo dos lançamentos e cálculo, otimizando os fechamentos contábeis.

MONITORAMENTO INTELIGENTE DA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS

Realizar erros na etapa de emissão de notas fiscais pode gerar problemas gravíssimos à sua saúde empresarial. Por conta disso, utilizar um ERP nesta etapa facilita o processo e garante mais assertividade na emissão de notas.

Além disso, o ERP torna a emissão de notas muito mais simples e ágil na hora de inserir os dados e realizar os cálculos de tributos de forma correta através da automatização do processo e implementação de uma cultura de contínuo monitoramento.

MANUSEIO INTELIGENTE DOS DOCUMENTOS FISCAIS

A estrutura tributária do Brasil é bastante complexa. Todavia, isso não significa que a sua empresa pode errar junto ao Estado só porque ‘é muito difícil’ acompanhar as necessidades regulatórias fiscais.

Neste sentido o ERP facilita a organização de todo o setor contábil de sua empresa por meio da integração e disponibilidade dos dados fiscais, garantindo que a suas obrigações fiscais serão cumpridas com base na conformidade e cumprimento de prazo.

Isso quer dizer que o ERP auxilia a sua empresa no cumprimento de obrigações fiscais como:

  • eSocial: a Receita Federal exige que as informações relativas às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de sua empresa sejam enviadas mensalmente ao fisco. E este envio deve ser realizado por meio de um documento eletrônico junto com os documentos fiscais relacionados. Entre os dados envolvidos no eSocial pode-se apontar as informações relacionadas aos funcionários, como demissões, admissões, afastamentos folhas de pagamentos. Com o ERP a consolidação e assertividade destas informações é otimizada e os envios podem ser realizados de maneira automatizada e ágil;
  • ICMS: garantir que o ICMS será recolhido de maneira correta e dentro dos prazos é importantíssimo para a saúde fiscal de qualquer loja – físicas e virtuais. E com o ERP, a sua empresa garante o envio das informações de ICMS de maneira detalhada e correta, facilitando a transmissão das informações ao Fisco;
  • Sped Fiscal: todo mês as empresas devem enviar ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) informações referentes à apuração dos impostos devidos, como o ICMS e IPI, por exemplo. E estes dados devem ser enviados através de um documento eletrônico com layout específico e em conjunto aos documentos fiscais relativos. O ERP atua como um facilitador deste processo, evitando erros e automatizando a transmissão de dados.

Como se pode notar, o ERP é uma ferramenta de central relevância quando o assunto é compliance fiscal de uma empresa, haja visto que o software atua como um facilitador e otimizador de processos relativos à manutenção da saúde fiscal de sua empresa.

Por isso, contratar um ERP robusto e preparado para lidar com estar questões é de primordial importante, levando em conta que irregularidades junto ao Fisco podem trazer prejuízos enormes ao fluxo processual de sua empresa.

E se você deseja ter um ERP que atenda às suas necessidades fiscais tanto para sua loja física quanto para seu e-commerce de forma integrada, conheça o ERP da Alternativa Sistemas e fale com os seus especialistas. Ah! E confira todos os conteúdos produzidos pelo Blog Alternativa e pelo canal da Alternativa no YouTube.

 

Larissa Lotufo é press advisor da Alternativa Sistemas, empresa de ERP e soluções em Gestão Empresarial para loja física e e-commerce. Larissa apresenta o programa semanal “Inspiração de Segunda ” no Canal Alternativa. Também trabalha como assistente de pesquisa em Direito Digital no PG Advogados. Entusiasta do saber e da inovação, busca na construção da escrita o seu desafio constante.

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