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TECNOLOGIA

Quando adotar um ERP em meu e-commerce?

Quando adotar um ERP em meu e-commerce?

Por Gustavo de Andrade Silva | Alternativa Sistemas

Adotar um ERP é um passo importante e muitas vezes significa o amadurecimento de suas operações comerciais. Porém, é muito importante não se precipitar neste passo, para que a sua operação não passe por uma transformação grande, ainda que de melhoria, antes de estar pronta para tanto.

Neste sentido, é necessário responder a algumas perguntas internas antes de dar este passo. Mais do que auxiliar a sua empresa a adotar o ERP na hora certa, as respostas destas questões vão auxiliar a sua loja virtual a procurar pelo ERP certo, ou seja, o que mais se encaixa em suas necessidades operacionais.

Por que preciso de um ERP?

A primeira pergunta que se deve fazer é esta: por que minha operação precisa de um ERP?

Para responder a essa questão, a sua loja fará uma análise interna de quais são as principais necessidades da operação naquele momento e no médio e longo prazo.

Todas essas considerações ajudam sua empresa não só a saber se é o momento mais acertado para tomar essa decisão, mas também para saber qual o fornecedor de ERP que melhor vai atender a essas necessidades.

E como você faz isso? Levantando os problemas internos e buscando as possíveis soluções. Com este quadro desenhado, a sua empresa vai saber qual tipo de solução oferecida no mercado vai melhor se encaixar em suas operações.

Se a loja precisa de um ERP para ajudar no controle e para integrar operações cujo fluxo está muito alto, é mais recomendado procurar um ERP mais sólido e robusto. Agora se a sua empresa só quer acessar a dados de maneira mais visível, mas ainda não tem um fluxo tão alto, o investimento inicial pode ser baixo.

Existem até opções gratuitas oferecidas por iniciativa do Sebrae e que podem ajudar a sua loja a aprender a mexer nessas ferramentas, enquanto ainda não é uma necessidade visceral da operação.

Em que um ERP pode ajudar a minha operação?

O ERP pode auxiliar a sua operação em diversos aspectos, desde a organização, controle de dados, melhoria do fluxo de atendimento, gestão logística e financeira até mesmo centralização da operação.

Mas é preciso entender cada um destes parâmetros de maneira individual quando você está pensando em adquirir um ERP.

  1. Organização do fluxo operacional e fluxo de dados

O primeiro aspecto e que é o chamariz deste tipo de solução, é a capacidade do ERP em organizar as informações e fluxos existentes em sua loja. Muito empresas vão crescendo e se desenvolvendo de maneira orgânica, ou seja, de acordo com as demandas que vão surgindo e não de maneira analítica e controlada.

Em uma operação pequena, isso até é possível de manusear no início, mas, com o passar do tempo, a complexidade das operações vai crescendo. E quem tem e-commerce sabe, particularmente, melhor dessa realidade, tendo em vista que as operações virtuais são mais complexas já em sua natureza.

Neste aspecto, o ERP é aquela ferramenta que, obrigatoriamente, vai fazer com que a sua empresa se organize melhor, tendo em vista a própria estrutura do software. Isso porque os softwares ERP são concebidos para fatiar as operações por categorias/departamentos, como pedidos, faturamento, transporte, estoque etc.

Só é possível integrar a sua operação a um ERP dentro das categorias existentes na ferramenta, isso naturalmente vai obrigar a sua equipe a olhar para o fluxo operacional e fluxo de dados de maneira muito mais organizada e mais do que isso, a manter essa organização durante a gestão de maneira mais facilitada.

  1. Controle operacional e de dados

Outro aspecto interessante e diretamente relacionado com a organização, que o ERP consegue oferecer é o controle das operações e dos dados em fluxo. Como pontuado, a própria estrutura do ERP obriga a sua loja a ‘organizar a casa’ e essa organização é mantida ao longo do tempo garantindo muito mais controle à sua gestão.

Portanto, se um dos problemas atuais de sua gestão é a falta de controle sob a operação ou mesmo sob os dados que estão sendo manuseados, adotar um ERP pode ser uma ótima opção.

E isso é válido até mesmo para cumprir obrigações legais da sua empresa em relação à aspectos financeiros e até mesmo a lei geral de proteção de dados, tendo em vista que esses regulamentos exigem uma organização e controle mínimos de sua operação, o que é bem difícil de alcançar de forma manual.

  1. Gestão dos pedidos

Outro aspecto importante que o seu ERP auxilia é na gestão dos pedidos que são recebidos, principalmente quando a sua empresa trabalha com mais de um canal de vendas.

É muito difícil gerir pedidos advindos de diferentes canais, como loja virtual, marketplaces, telefone e redes sociais. Quando se adota o mesmo sistema de gestão de pedidos para todos esses canais a sua gestão fica centralizada e é possível manter a organização e controle de todos os pedidos realizados.

  1. Gestão de estoque e logística

Tal fato reflete diretamente na gestão do estoque da empresa, tendo em vista que, se o estoque também é gerido na mesma ferramenta quem o os pedidos, todos os departamentos vão ter acesso aos dados reais e atualizados da operação.

Sem correr o risco de sofrer com a ruptura de estoque – ou seja, quando são realizadas vendas sem a existência de estoque real do produto – ou mesmo de oferecer dados desatualizados para os seus clientes e para o operacional interno, que pode trabalhar com muito mais tranquilidade na separação, empacotamento e despacho de produtos.

  1. Gestão dos Canais de Venda

Outro aspecto de otimização trazido pelo ERP à sua operação de e-commerce é a gestão dos canais de venda. Na realidade contemporânea, é muito difícil que uma loja virtual realize vendas em um só espaço comercial.

Pelo contrário, cada vez mais o mercado está evoluindo para que as lojas atendam nos mais diferentes ambientes, tendo em vista que o consumidor nem sempre está disposto a se deslocar de sua plataforma para entrar no ambiente de sua loja.

Por isso, é muito comum e uma boa prática de mercado que as lojas realizem vendas em canais variados, como o site, redes sociais, marketplaces etc.

E para gerir tudo isso sem perder o controle e a organização, é muito importante adotar uma ferramenta que integre toda essa operação, como é o caso do ERP.

  1. Gestão financeira

A mesma lógica é adotada para a gestão financeira, tendo em vista que é uma tendência mercadológica cada vez mais forte que a sua empresa ofereça os mais diversos meios de pagamento para os clientes.

E isso exige mais organização e controle interno para receber, validar e emitir notas fiscais vinculadas a cada um destes pedidos.

Por isso o ERP surge como uma ferramenta estratégica na gestão financeira, pois garante este maior controle e organização ao integrar dos os dados e a operação em si.

  1. Gestão do Atendimento ao Consumidor

Assim como o consumidor realiza a compra pelos mais diversos canais, o mesmo é válido para o atendimento fornecido a ele. Por isso mesmo, que adotar um ERP pode ajudar e muito a sua equipe de atendimento na gestão de todos os contatos recebidos.

Mais do que isso, ajuda a sua empresa a ter uma visão estratégica sobre os atendimentos recebidos, podendo gerar inteligência sobre o conhecimento adquirido com o contato com os consumidores.

Com todos esses dados centralizados, é possível criar FAQs mais eficazes e até mesmo treinar um bot de atendimento com muito mais assertividade, já que os dados existentes no ERP vão servir como uma biblioteca para o seu robô de atendimento.

  1. Centralização e Integração da operação e dos dados

Todos os parâmetros descritos acima, são diretamente vinculados à centralização da operação e do fluxo de dados. Com a centralização é possível garantir maior controle e organização à operação, porque todos os dados estão alocados em um só espaço e ferramenta.

E o ERP é a ferramenta ideal para quem busca este tipo de centralização, muito difícil de ser alcançada sem a ajuda de uma ferramenta. Isso porque o ERP garante os mesmos padrões e parâmetros em seu ambiente.

Deste modo, toda a operação vai trabalhar sob a mesma lógica e fluxo e ainda de forma integrada. Portanto, ainda que diferentes sistemas sejam utilizados para otimizar um ou outro fluxo operacional, todos ficam alocados no espaço do ERP, não sendo mais necessário gerir diversos ambientes de gestão, pois tudo fica no coração do ERP.

Estou pronto para o investimento?

Compreendidos todos os parâmetros necessários para analisar a sua operação e como o ERP pode auxiliar na otimização de tais aspectos, é necessário analisar o caixa da empresa.

É um fato que os ERPs são ferramentas acessíveis e de investimento flexível atualmente, existindo até mesmo opções de entrada que são gratuitas. Mas, antes de escolher por uma ou outra ferramenta, é muito importante realizar uma pesquisa de mercado e testar as opções que mais se encaixam a sua operação.

Mais do que isso, é necessário fazer essas escolhas dentro de um orçamento real de seu caixa, tendo em vista que muitos ERP exigem a mensalidade contínua para a manutenção de acesso, podendo haver ainda a necessidade de um investimento inicial com a implementação da ferramenta, a depender da complexidade necessária.

Por isso, é necessário olhar para o caixa da empresa e analisar os números de maneira fria e analítica para concluir se a sua empresa está ou não pronta para esse compromisso, sem ter o seu caixa prejudicado. Lembre-se, por menor que seja o investimento de sua loja virtual, ele deve ser feito com os pés no chão para evitar riscos desnecessários.

Quando eu preciso do ERP?

Após analisar e responder todas as perguntas e parâmetros descritos é possível chegar à conclusão de quando é necessário à sua loja a adoção de um ERP e mais do que isso, é possível até mesmo planejar uma possível trocar de ferramenta no futuro.

Por exemplo, vamos supor que a sua empresa decida que é o momento de adotar um ERP na operação, porém ainda não possui caixa o suficiente para uma ferramenta mais robusta, então opta por uma opção de entrada gratuita.

É possível que a sua empresa já prepare os próximos passos do crescimento, elencando parâmetros de mudança, como tamanho da operação ou faturamento para trocar de ferramenta e adotar uma opção mais robusta no futuro. Mas tudo isso de forma planejada e organizada, para evitar problemas e riscos.

Conclusão

Como se pode notar, a análise de quando adotar ou não um ERP é muito particular de cada operação e depende da situação interna de cada empresa. Toda via, é uma necessidade comum que seja feita essa análise e levantamento de parâmetros periodicamente, para que a sua empresa não perca o ‘timing’ de implementação de um ERP e encontre problema de gestão no futuro.

 

Por Gustavo de Andrade Silva – Alternativa Sistemas

Gustavo é gerente de marketing na Alternativa Sistemas, empresa de ERP e soluções em Gestão Empresarial. MBA em Marketing pela USP. Doutorando e mestre em Ergonomia pela Unesp. Graduado em Ciência da Computação pela Unesp com graduação sanduíche no New York Institute of Technology e Endicott College, ambos nos Estados Unidos. Conta com experiências de trabalho em computação, design e marketing. Trabalhou em empresas no Brasil, Estados Unidos e Alemanha. Apaixonado por livros e tecnologia, busca aprimorar-se constantemente e estar atento às mudanças de mercado, visando a aplicabilidade do conhecimento adquirido.

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